Back Office Medewerker

Wat ga je doen?

Als backoffice medewerker ben jij de onmisbare schakel voor onze dienstverlening. Jij zorgt ervoor dat alles correct bij de klant komt en dat onze klanten kunnen rekenen op heldere, kwalitatieve verslagen. Dat doe je in nauwe samenwerking met het serviceteam en Customer Care.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze transcribenten en ondersteunt hen in hun dagelijkse werk;
• Je controleert de verslagen zorgvuldig aan de hand van gemaakte klantafspraken en onze kwaliteitsstandaarden;
• Je bewaakt de workload en planning en stuurt bij wanneer deadlines of kwaliteit onder druk komen te staan;
• Je schakelt proactief met transcribenten, het serviceteam en Customer Care om verwachtingen helder te houden en vertragingen te voorkomen;
• Je verzorgt de planning van de transcripten en houdt continu het overzicht;
• Je verzendt de definitieve verslagen naar de klant en zorgt voor een nette, tijdige en complete afhandeling.

Hoe ziet jouw dag eruit?

Bij Notuleerservice is geen enkele dag hetzelfde, maar om je een beeld te geven hoe een dag bij Notuleerservice eruit kan zien hieronder een voorbeeld:

🕘 08:30 – 09:00 | Opstart & overzicht
Je start de dag met een kop koffie en de dagstart: een korte check-in metserviceteam en Customer Care. Hoe staat de workload ervoor? Zijn er knelpuntenof vragen?

💻 09:00 – 10:30 | Controleren van verslagen
Je controleert de eerste verslagen van de dag aan de hand van klantafspraken en kwaliteitsrichtlijnen. Je zet feedback uit naar transcribenten waar nodig.

📞 10:30 – 11:00 | Onboarding nieuwe transcribent
Er is een nieuwe transcribent een halve maand geleden gestart en het is tijd om met haar te evalueren. Hoe heeft zij het werken ervaren en welke feedback punten zijn jullie als backoffice opgevallen? Dit bespreken jullie samen in een korte Teamscall.

📋 11:00 – 12:30 | Planning & bijsturen
Je bewaakt de voortgang van lopende transcripten, past de planning aan waar nodig en schakelt proactief als deadlines dreigen te verschuiven.

🥪 12:30 – 13:00 | Lunchpauze
Even opladen en loskomen van de schermen

🔍13:00 – 14:30 | Kwaliteit & klantafspraken
Je duikt in complexere verslagen, controleert details en zorgt dat alles volledig aansluit bij de wensen van de klant.

💬14:30 – 15:00 | Contact& opvolging
Je stemt af met Customer Care over lopende of afgeronde opdrachten en beantwoordt vragen van transcribenten.

📤15:00 – 16:30 | Afronden& verzenden
Definitieve verslagen worden verzonden naar de klant. Je zorgt dat alles netjes is afgehandeld en vastgelegd.

🕘 16:30 – 17:00 | Vooruitkijken
Je checkt de planning voor morgen, zet laatste acties uit en sluit de dag overzichtelijk af

Jouw ervaring en skills

We zoeken een gedreven collega die graag werkt in een kleine groep met grote ambities. Jij hebt een positieve mindset en weet van aanpakken! Want als je gedreven bent jezelf iedere dag een stukje te verbeteren, zit je bij Notuleerservice Nederland goed. Maar natuurlijk is enthousiasme niet de enige succesfactor. Wij vinden het belangrijk dat jij de volgende kwaliteiten bezit:

• Je bent klantgericht, accuraat en krijgt energie van een tevreden klant;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, spelling kent voor jou geen geheimen;
• 16 tot 24 uur per week beschikbaarheid;
• Je bent communicatief vaardig en hebt een openhouding;
• Je werkt gestructureerd en bewaart het overzicht;
• Je bent een kei in teamwork, maar kan daarnaast ook goed zelfstandig aan de slag;
• Je werkt grotendeels op kantoor, met de mogelijkheid om soms thuis te werken.
• Je bent TOV: Toegewijd, Ondernemend en Vooruitstrevend (onze kernwaarden).

Wat bieden wij?

Binnen Notuleerservice kom je terecht in een hechte club van enthousiaste collega’s. Naast het werk is er ook tijd voor gezelligheid en een drankje na een hectische week. Verder bieden we je aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals;

• Focus op je persoonlijke ontwikkeling;
• Een baan vol afwisseling en doorgroeimogelijkheden;
• Salaris dat bij jouw ervaring past;
• Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een pensioenregeling;
• Gezellige borrels, uitjes en soms ook taart op dinsdag 😉;
• Een goede werksfeer waar hard werken en plezier hand-in-hand gaan.

Wie zijn wij?

Notuleerservice Nederland is dé marktleider in professioneel notuleren. Wij geloven dat heldere verslaglegging de basis vormt voor goede besluitvorming. Daarom combineren we het vakmanschap van onze ervaren notulisten met moderne technologie en slimme AI-oplossingen. Zo maken we notulen toegankelijker, sneller beschikbaar en van constante kwaliteit.

Onze missie is om organisaties te ontzorgen door relevante en nauwkeurige verslaglegging te bieden die bijdraagt aan de doelstelling van het bedrijf. Wij laten zien dat uitbesteden aan een professionele notuleerservice niet alleen tijd en kosten bespaart, maar ook de kwaliteit van vergaderingen versterkt.

Binnen Notuleerservice Nederland heerst een open en informele werksfeer. We werken samen met enthousiaste en betrokken collega’s die professionaliteit combineren met ambitie. Er is volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, initiatief en groei, want samen bouwen we elke dag aan de toekomst van het notuleervakmanschap.

‍